Excelの在庫管理が詰まる、3つの場面と対処の考え方

入荷と出荷の記録が後追いになると、表の数字と実際の在庫が少しずつずれていきます。発注の前には棚を見に行って数え直す。欠品に気づくのは注文が入ってから。この状態では、在庫表は「記録」であって「判断の材料」になっていません。

目安として、数え直しが週に何度も発生しているなら、記録のタイミングそのものを見直す時期です。

ファイル名に日付や「最新」「最終」が増えていく。共有フォルダの版と、担当者のパソコンの中の版が違う。誰かが開いている間は入力できない。Excel運用で一番よく聞く詰まりがこれです。数字そのものより、「どの数字を信じればいいか」に時間を使っています。

どの品目を何個切らしたら発注するか、品番の付け方、例外の扱い。こうした判断が担当者の頭の中にだけあると、その人が休むと在庫まわりが止まります。表は残っていても、運用の本体は人の中にある状態です。小さな会社ほど、ここが一番のリスクになります。

対処は「Excelをやめて大きなシステムを入れる」だけではありません。むしろ小規模なうちは、全部を変えるほうが失敗しやすいです。

考え方はシンプルで、いちばん頻度が高くて、いちばんミスが出る部分だけを先に仕組み化することです。たとえば入出庫の記録だけをその場で入力できる形にして、在庫数と発注の目安がいつでも同じ画面で見られるようにする。それ以外の業務は、今のExcelのままで構いません。

どこが一番詰まっているかは、会社ごとに違います。在庫ではなく、見積書づくりや納期の把握が本体、という会社も少なくありません。