KAINORIA数える単位を、そろえる
同じ品目でも、現場では「個」、発注では「箱」、出荷では「セット」というように、数える単位が場所や人で違うことがあります。1箱に何個入っているか、1セットは何と何の組み合わせか。この換算が人によって違うと、在庫の数字は必ず合わなくなります。「120ある」と聞いて、個のつもりでいたら箱の数字だった、という行き違いは珍しくありません。
アプリは単位の違いを吸収してはくれません。むしろ、単位をそろえて初めて、数字が「同じものを数えた結果」になります。品目ごとに「数える単位はこれ」と決めて、換算のあるものは換算表を1枚にしておく。それだけで、数え直しや聞き直しの原因はかなり減ります。
更新のタイミングと担当を、決める
入荷したらその場で記録するのか、1日の終わりにまとめるのか。出荷の記録は誰が、いつ付けるのか。タイミングが人によってばらばらだと、「今の在庫数」がいつの時点の数字なのか分からなくなり、結局は棚を見に行くことになります。数字が信用できないと、人は数字を見なくなります。
ここで決めるのは、道具ではなく約束ごとです。「入荷は受け取った人がその場で」「出荷は梱包した人が最後に」というように、作業の流れの中に記録の担当とタイミングを埋め込むと、無理なく続きます。逆に、作業と切り離された「あとでまとめて入力」は、忙しい日に真っ先に崩れます。
例外の扱いを、先に決める
不良品、破損、他の現場への貸し出し、サンプルとしての出荷、返品、評価用の取り置き。通常の入出庫に乗らない動きは、どの現場にもあります。例外を通常の記録に無理やり押し込むと、後から見たときに数字の合わない原因が追えなくなりますし、例外を書く欄がないと、例外そのものが記録から漏れます。
「例外はこの欄に、この書き方で」と先に決めておくこと。例外の種類は会社ごとに違いますが、書き出してみると、思っていたより種類は限られています。種類が分かれば、通常の流れとは別の置き場を用意するだけで済みます。例外が多いのではなく、例外の置き場がないだけ、という現場は多いものです。
道具の前に、約束ごとを
この3つは、アプリの有無にかかわらず効きます。そして、決めたあとで道具を選ぶと、「アプリが自社に合わない」のではなく「運用が決まっていなかっただけだった」という失敗を避けられます。逆に言えば、この3つが決まっている会社は、今のExcel運用のままでも数字が合い始めます。道具はその次で構いません。
道具を入れる目的は、記録を楽にすることと、判断に使える数字をいつでも見られるようにすることです。その土台になる約束ごとを先に固めておくことが、結局はいちばんの近道になります。
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