KAINORIA誰が受けて、誰に渡るか
まず、注文の入口から追いかけます。電話を受けるのは誰か。FAXは誰が確認して、紙は誰の手に渡るか。そのあと在庫や納期の確認は誰がして、返事は誰が返すのか。注文1件の流れを追うだけで、思いのほか多くの人の手を通っていることが分かります。
そして大抵、「受けた人しか知らない約束」が見つかります。電話口で交わした口頭の納期、常連の取引先への例外対応、急ぎのときの回し方。こうした約束は注文書のどこにも書かれていないのに、現場はそれで回っています。アプリ化の前に見つけておかないと、運用が始まってから「前はできていたのに」という形で表面化します。
判断のとき、何を見ているか
注文を受けた人は、注文書そのものだけを見て判断しているわけではありません。在庫の一覧表、前回この取引先に出したときの履歴、生産や仕入れの予定、担当者個人のメモ。判断の材料は、机の上や共有フォルダや頭の中に散らばっていることが多いものです。
アプリ化でつまずきやすいのは、「画面に何を並べれば判断できるか」が決まらないことです。これは道具の良し悪しの話ではなく、材料の棚卸しの話です。判断に使っているものを全部書き出してみると、実際に見ている情報と、実は見ていない情報が分かれてきます。必要な材料が分かれば、画面に載せるものと、載せなくていいものが決まります。
例外を、先に書き出す
特急の納期、数量や仕様の途中変更、キャンセル、返品。同じ取引先でも、担当者によって違う扱い。例外は「無くすもの」ではなく、「先に見つけておくもの」です。例外はゼロにはなりませんし、例外への対応こそ現場の信用を支えている面もあります。
例外を知らないまま通常の流れだけをアプリ化すると、例外が起きるたびに紙と電話へ逆戻りし、結局は二重の運用が残ります。通常の流れと例外を分けて書き出しておけば、アプリ化する範囲と、無理に変えず紙のまま残す範囲が決められます。「全部アプリ」か「全部紙」かの二択にしないことが、現場では大事です。
進め方：まず1週間、注文を追ってみる
棚卸しの方法は単純で、1週間分くらいの注文について「誰が・いつ・何を見て・何を決めたか」を書き留めていくことです。その記録がたまれば、受注の流れの地図ができます。地図ができれば、転記の二度手間のような「仕組みに任せたい部分」と、人の判断が要る「残すべき部分」の切り分けができます。
全部を一度に変える必要はありません。流れの中でいちばん手間がかかっている部分、いちばん間違いが起きやすい部分から順に考える。それが、紙の現場でアプリ化を進めるときの現実的な順番です。
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